SMART STONE 3

Met Smart Stone kunt u een aanbetaling op uw orders registreren zonder dat uw order hierdoor op slot gaat. Hierdoor kunt u veranderingen in de bestelling tot het moment van levering blijven doorvoeren. Bij de facturatie van de order wordt de aanbetaling definitief vastgelegd en verrekend met het eindbedrag van de factuur.

Met Smart Stone is het mogelijk om meerdere orders in één keer administratief te leveren. Zodra de orders van uw klant geladen zijn, geeft u opdracht aan Smart Stone om al deze orders op de status ‘geleverd’ te zetten. Smart Stone zal rekening houden met de betalingsconditie van uw klant. Voor alle klanten die contant betalen, wordt direct de factuur geprint.

Met Smart Stone kunt u op gezette tijden alle geleverde orderregels factureren. Maak een slimme selectie op basis van leveringsdatum, totaalbedrag en ouderdom van de orders. Smart Stone verzamelt vervolgens op relatie, betalingsconditie en desgewenst op projectnummer alle geselecteerde orderregels, gegroepeerd per order, op één factuur. Alle aangemaakte facturen vormen zo een factuurbatch. De facturen in de factuurbatch worden op basis van klantinstelling geprint of direct digitaal verstuurd.

Wanneer u een offerte of order invoert in Smart Stone, kunt u afhankelijk van de situatie de juiste verkoopeenheid kiezen. De software rekent razendsnel om tussen stuks, lagen, verpakkingen, vierkante meters, kilo’s en tonnen. Of de klant nu drie tegels komt afhalen of vijftien vierkante meter bestelt, u heeft de rekenmachine niet meer nodig.

Met de module ‘statistiek uitgebreid’ kunt u zeer gedetailleerde verkoopstatistieken samenstellen. Het is mogelijk om allerlei filters en groeperingen toe te passen op verkoopdata en zo interessante draaitabellen te maken. Uiteraard kunt u de verzamelde data ook exporteren naar Excel, om zo extra nabewerkingen uit te kunnen voeren.

Maak van uw Smart Stone-administratie een bronadministratie voor uw vaste klanten die ook met Smart Stone of Smart Garden werken. Met SAUS, de Smart Stone Artikel Update Service, wordt uw assortiment zichtbaar en bruikbaar in hun administratie. Bovendien kan uw klant zijn bestelling rechtstreeks ‘inschieten’ in uw administratie.

Met de incassofunctionaliteit van Smart Stone kunt u uw facturen incasseren bij uw (vaste) klanten. Binnen Smart Stone maakt u eenvoudig een machtigingsformulier aan en geeft u de betreffende klanten een incasso-betalingsconditie. Vanaf dat moment worden facturen voor deze klanten klaargezet voor incasso. Vervolgens exporteert u op regelmatige basis een SEPA-incassobestand dat u kunt aanbieden aan uw bank.

Met de website-API is het mogelijk om uw Smart Stone-administratie te ontsluiten via een gepersonaliseerde website*. Op de website kunt u uw assortiment – al dan niet achter een login – beschikbaar maken voor bezoekers. Zodra uw klant inlogt op de website ziet hij zijn eigen prijzen en kan hij direct bestellen uit het assortiment. Vanzelfsprekend wordt er bij het bestellen rekening gehouden met afnameverplichtingen en deelverpakkingen. Ook is het mogelijk om een klantenportaal aan te bieden via de website-API. Zo kan uw klant zijn eigen offertes, orders en facturen zelf terugvinden. De website is geoptimaliseerd voor zoekmachines en is te koppelen met alle grote betalingsproviders.

*Prijs van de website is niet opgenomen in het maandtarief.

Wanneer u per regio of plaats andere bezorgkosten hanteert, helpt de postcodefunctionaliteit van Smart Stone u door de juiste bezorgkosten automatisch toe te voegen aan uw offertes en orders.

In de meest gebruikte Smart Stone modules is het mogelijk om extra velden toe te voegen aan de database. Hiermee kunt u uw stamgegevens verrijken met extra informatie. De gegevens in de vrije velden zijn beschikbaar op de printlay-outs en voor de website-API.

Met de Smart Stone functie voor persoonlijke lay-outs kunt u per klant(groep) een eigen lay-outset instellen. U kunt bijvoorbeeld verschillende factuurlay-outs gebruiken voor uw hoveniers en particuliere klanten.

Door per klant een kredietlimiet in te stellen, kan Smart Stone u helpen met het debiteurenbeheer. Het is mogelijk om een maximaal aantal dagen en/of een maximumbedrag vast te leggen per debiteur. U kiest er zelf voor of Smart Stone u alleen waarschuwt bij overschrijding van de limiet of dat de orderinvoer ook daadwerkelijk geblokkeerd wordt.

Het besteladvies in Smart Stone geeft een realtime overzicht van de te bestellen artikelen. Dit advies wordt gegenereerd op basis van een minimale en maximale voorraad (per magazijn) en op basis van tekorten voor uw openstaande orders (backorders). Bij het maken van het advies wordt er ook rekening gehouden met de eventuele voorraad in andere magazijnen. Vanuit het besteladvies kunt u direct een inkooporder aanmaken.

Met volgartikelen kan Smart Stone automatisch artikelen toevoegen op basis van een hoofdartikel. Dit kan bijvoorbeeld het beslag zijn van een poortdeur. Het is mogelijk om een verhouding in te stellen tussen het hoofdartikel en het volgartikel en om automatisch korting te geven op de volgartikelen.

Door een statiegeldartikel te koppelen aan een artikel kan Smart Stone automatisch statiegeld toevoegen aan een offerte of order. Daarnaast wordt er ook per klant een statiegeldbalans bijgehouden, zodat u kunt opvragen hoeveel statiegeldartikelen de klant nog heeft en dus terug mag brengen.